L’attività HSE è caratterizzata da un importante utilizzo di documenti: sistemi di gestione, leggi, norme, processi e pratiche aziendali, ecc. Gestire in forma razionale ed efficiente i processi HSE implica quindi dotarsi di strumenti adeguati per archiviare e ricercare le informazioni utili all’attività HSE con velocità e precisione.

Alfa Ambiente propone ai suoi clienti sistemi di gestione documentale (Document management system – DMS), adeguati ad ogni esigenza e dimensione d’azienda e opera preferibilmente con prodotti “open source”, per due ragioni specifiche:

  • il mercato è ricco di proposte di buona qualità
  • in questo modo si riescono ad abbattere significativamente i costi di implementazione e di gestione

Dal punto di vista funzionale un buon DMS deve essere in grado di supportare con efficienza alcune attività:

  • catalogazione in base a parole chiave
  • indicizzazione del contenuto dei documenti
  • ricerca per parole chiave
  • gestione di workflow autorizzativi
  • conservazione sostitutiva
  • consultazione riservata dei documenti
  • gestione di utenti e gruppi di utenti
  • definizione di alberi di cartelle per la classificazione
  • notifiche automatiche delle operazioni effettuate sui documenti
  • gestione delle versioni dei documenti

La proposta Alfa Ambiente: installazione e avviamento di un sistema di gestione documentale
include i seguenti servizi:

– Installazione e configurazione iniziale del software;
– Definizione di utenti e gruppi di utenti, privilegi di accesso e parametri di sicurezza;
– Creazione della struttura di cartelle per la classificazione dei documenti
– Inserimento iniziale dei documenti di interesse per l’azienda
– Help desk per assistenza tecnica e funzionale sull’utilizzo del prodotto
 

Fasi del progetto

a.    Definizione ambito di intervento (quanti e quali documenti caricare)
b.    Creazione ambiente operativo:

  • Struttura cartelle
  • Struttura di classificazione dei documenti
  • Utenti e autorizzazioni

c.    Caricamento iniziale dati e documenti
d.    Formazione personale
e.    Avviamento operativo


Durata prevista: una settimana (escluso caricamento dei documenti)